En France, plus de 70% des petites et moyennes entreprises ne disposent d’aucun outil numérique, même si elles réalisent chaque jour des tâches répétitives à faible valeur ajoutée qui pourraient très bien être automatisées. De ce manque d’automatisation découle la perte de milliers d’heures de travail (et donc d’argent) chaque année.

Une stratégie d’automatisation d’un processus métier c’est définir une nouvelle manière de réaliser les processus dans l’entreprise. Cette automatisation doit servir des objectifs, des stratégies d’organisation, et apporter  de la valeur, qu’elle soit pour le client de l’entreprise, ou pour l’entreprise elle-même.

Qu’est-ce qu’un processus métier ?

Un processus métier est un ensemble de procédures et d’activités, qui réalisent collectivement un objectif métier, en définissant des rôles et des relations fonctionnelles. L’objectif des processus métiers est de systématiser et faciliter les process dans les entreprises. L’automatisation permet d’éliminer les pertes, pour que ces process deviennent plus efficaces, et de collecter de la donnée à des fins d’optimisation ou d’aide à la décision.

La raison principale ? Gagner du temps, car on le sait aujourd’hui, c’est une denrée rare. 

La digitalisation des processus passe par la notion de workflow, ou “flux de travaux”, qui est une modélisation de vos processus métiers, visant à représenter l’ensemble des tâches, des étapes et des ressources qui les composent, pour leur donner vie.

Concrètement, qu’est-ce que ça donne ?

Depuis quelques années déjà, la majorité des entreprises a mis en place une digitalisation de certains processus tels que : l’édition de factures, la génération automatique de  bulletins de paie, la gestion des demandes de congés, … : les versions papiers n’existent plus, remplacées par un logiciel en ligne, chargé de la gestion de ces questions internes. Pour l’édition de facture par exemple : elle est éditée au travers d’une application, puis déclinée au format PDF avant d’être envoyée à son destinataire via e-mail. Ce système permet d’éviter les erreurs de saisie, les retards de paiement, mais surtout une automatisation de l’archivage de ces mêmes factures. Sans oublier toutes les possibilités de remontée de données relatives à ces factures : payée, non payée, en suspens, annulée, etc… Cette même remontée d’informations permet de piloter plus finement la facturation de l’entreprise. Cette solution représente un gain à la fois pour l’organisation, le collaborateur et le client. 

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Quels sont les avantages à cette digitalisation des processus métiers ?

Comme nous l’avons évoqué précédemment :

  • un gain de temps important, en s’affranchissant des tâches récurrentes à faible valeur ajoutée, pour se concentrer sur les missions importantes 
  • une organisation interne optimisée 
  • assurer une amélioration continue des processus (la technologie évolue tous les jours)
  • un gain de transparence et d’agilité dans la gestion des flux d’informations de l’entreprise
  • répondre aux objectifs stratégiques de l’organisation
  • une augmentation de la productivité de l’entreprise, grâce à une charge mentale diminuée du fait de l’automatisation
  • une diminution des coûts, plus ou moins importantes, en fonction du degré de digitalisation et d’automatisation
  • un gain de productivité, induit par le gain de temps, et la réduction de la charge mentale

Une entreprise ayant pris le tournant de la transformation digitale de manière efficace obtient, en plus de ces avantages, une image de marque modernisée, et attractive, ancrée dans l’ère du temps, capable de répondre aux besoins de ses clients de la manière la plus performante possible.  

Nous pouvons finalement conclure, que le choix d’une digitalisation des processus métiers, et de son étendue, mérite une réflexion en fonction des ressources, des besoins et des objectifs visés par l’entreprise.

En plus de représenter un gain économique pour l’entreprise; il s’agit d’optimiser et d’améliorer la compétitivité. En d’autres termes, la digitalisation permet la simplification des processus métiers, tout en présentant une opportunité de croissance sur le long terme.

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