Quelle que soit l’activité que l’on exerce, quel que soit le processus métier qu’on crée ou que l’on cherche à optimiser, vient le moment où le choix des outils se pose. Nous connaissons aujourd’hui une ère où, pour reprendre le slogan bien connu d’une firme tout aussi bien connue, quel que soit notre besoin,  “il y a une application pour ça”.

Partant de ce postulat, je pourrais conclure mon article maintenant, en répondant que, “oui de toute façon en cherchant bien” vous trouverez toujours l’outil, l’application qu’il vous faut. 

Mais aussi catchy que soit la punchline de feu Steve, la réalité est tout autre. En effet, au moment où on n’a jamais croisé autant d’éditeurs de solutions dites “métier” (Doctolib, Wavy, Kyriba, Oodrive…), on a également jamais eu autant besoin de solutions sur-mesures.

Solutions sur étagère Vs Solution sur-mesure

Sur le grand champ de bataille des solutions applicatives, deux camps s’affrontent :

  • les solutions sur étagères ou “toute faites”;
  • les solutions “sur-mesure”.

La seule question à se poser est celle du retour sur investissement. Que ce soit, le temps, l’adhésion utilisateur, le coût d’acquisition, la maintenance, les évolutions, la personnalisation, tous ces objectifs s’ils sont remplis ne servent en réalité qu’une chose : le retour sur investissement.

Les solutions sur étagères

Besoins métiers complexes : pourquoi miser sur le sur-mesure ou l'allégorie du sac photo 1

Ces dernières années, dire que les solutions sur étagères ont le vent en poupe serait un euphémisme. Steve Jobs avait presque raison. Aujourd’hui, il y a une application pour presque tout… 

Vous avez besoin d’une application pour gérer votre comptabilité ? Pour gérer vos projets ? Pour organiser une cagnotte ? Pour prendre des notes ? Pour suivre votre facturation ? Elles existent toutes. Elles sont belles, modernes, bien pensées, ont des noms qui donnent l’impression d’être dans le futur, de parler à un robot, et remplissent parfois 80% de votre besoin… 80%…

On peut également ajouter, que les solutions sur étagères ont des tarifs particulièrement alléchants. Des offres d’essais proches de la gratuité, un démarrage rapide, et facile, pour effectuer les premières tâches simples.

La suite est parfois (en fait quasiment à chaque fois) moins joviale. La plupart des éditeurs de ses solutions, sont des startups en devenir, qui cherchent encore leur modèle économique, et qui, le jour où elles prennent conscience qu’elles doivent être rentables, vous appellent pour vous annoncer une hausse de 200% du tarif de leur licence, ou mieux un changement radical de mode de paiement, qui passe du “au succès”, à un abonnement de plusieurs milliers d’euros par an.

L’autre problème soulevé par ce type de solutions, est que vous n’êtes pas leur seul client. Ainsi, les mises à jour de fonctionnalité, les sorties de nouvelles features, ne dépendent que de votre importance dans leur portefeuille client, ou de leur bon vouloir… Pire, elles peuvent vous annoncer vouloir changer d’activité en cours de route.

Enfin, si on veut encore creuser, on regardera du côté de la conduite du changement et de l’adhésion utilisateur.

On peut résumer en affirmant que la conduite du changement, consiste à faire former vos équipes à la solution par l’éditeur (la qualité de cette formation étant généralement proportionnelle au montant que vous dépensez chez l’éditeur…), et que l’adhésion utilisateur se jouera à pile ou face.

Et oui, pas d’atelier de co-conception, pas d’interview de vos utilisateurs, une personnalisation qui malheureusement se limite à mettre votre logo en haut à gauche, et à charter l’application à vos couleurs. Donc pile ou face pour savoir si vos utilisateurs vont aimer.

Du coup, j’ai une pensée pour ce prospect qui dépense chaque année 100 000 euros (oui oui) en license pour un service juridique et qui:

  • n’est pas satisfait à 100% de sa solution;
  • ne peut utiliser cette solution sur un format illimité;
  • dépense l’équivalent du coût de développement d’une application métier moyenne chaque année;
  • n’a aucune réponse de la part de son éditeur lorsqu’il lui demande où en sont les demandes de features qu’il a fait…

Oui, je suis à la fois juge et partie, mais non je n’invente rien.

Les solutions sur-mesure

Besoins métiers complexes : pourquoi miser sur le sur-mesure ou l'allégorie du sac photo 2

Par définition, une solution sur-mesure répond à 100% de votre besoin. La solution sur-mesure est le fruit d’une idéation qui vient de vous (ou de vos équipes) et répond point par point à une liste de besoins, ou d’objectifs en vue de créer un nouveau workflow de votre entreprise ou d’en améliorer un. Vous choisissez son évolution, et vous décidez et priorisez les  fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de l’activité.

Pourquoi ? Parce que si le travail a été bien fait, si votre choix s’est porté vers une agence sérieuse, les ateliers de co-création, les interviews de vos utilisateurs auront été menés. D’autre part, il est également évident que vous ayez suivi le développement du début à la fin, et que vous ayez participé aux tests,et à la recette de l’application. Bref, vous êtes le maître à bord.

Évidemment, il y a des freins à ce tableau idyllique.

D’abord le coût d’acquisition généralement élevé. De façon relative évidemment, mais lorsque l’on regarde à moins de 6 mois, on aura toujours l’impression que faire du sur mesure sera plus cher.

La question de la méthodologie employée pour créer l’application, et donc de façon induite, sa réussite.

Je mentirais si je disais qu’il existe autant de méthodologies que d’agences. Les agences sérieuses travaillent toutes peu ou prou de la même façon. 

Mais je mentirais aussi si je disais qu’il n’y a que des agences sérieuses. En effet, choisir une mauvaise agence peut apporter son lot de désagrément… Mais ce sujet sera traité dans un autre article et pour répondre à la problématique posée, partons donc du principe que l’on travaille avec TKT. Pardon, … avec une agence sérieuse… 🙂

Cher donc, le coût d’acquisition, … mais également une implication plus grande de votre part. Pour concevoir l’application de vos rêves, votre agence vous sollicitera, et vous devrez vous impliquer, vous ou vos équipes, pour co créer l’application qui remplira ses objectifs.

Je résume donc :

  • les solutions sur-mesure sont plus chèrés  au départ;
  • les solutions sur-mesure demandent plus d’implication de votre part dans la conception;
  • les solutions sur-mesure sont plus risquées car très liées au choix du prestataire.

Un partout, balle au centre.

Solutions sur étagère ou sur mesure, que choisir ? Ou l’allégorie du sac photo.

Je suis photographe amateur.

Ce loisir m’a poussé à m’équiper de plus en plus, j’ai donc quelques appareils photo et du matériel.

Plus mon niveau dans le domaine augmente, plus mes besoins augmentent. Un peu comme une entreprise finalement.

Quand je prends des photos, je varie souvent en utilisant jusqu’à 3 appareils pour une même photo. Avoir trois modes de prise de vue différents pour une même photo, c’est mon besoin métier en somme.

Jusqu’à récemment, j’avais un sac à dos classique, d’un équipementier de montagne très sérieux. Un sac qui a coûté 120 euros. À l’époque je l’ai pris car :

  • il s’ouvrait sur le côté et je pouvais accéder facilement à son contenu;
  • il possédait un revêtement tout temps;
  • il avait une capacité raisonnable;
  • il était beau et confortable.
Besoins métiers complexes : pourquoi miser sur le sur-mesure ou l'allégorie du sac photo 3

C’était un sac à dos classique qui ne possédait pas de compartiment dédié à ma pratique de la photo. Ainsi, j’ai acheté une poche photo en plus qui me permettrait de sécuriser un boitier et un objectif.

Ne tournons pas autour du pot. Que ce soit aux portiques de sécurité des aéroports, ou lors d’une prise de vue, c’est une énorme galère que d’accéder à mes appareils. L’ergonomie est aux abonnés absents, je sens la manivelle de mon Mamiya 645 s’enfoncer entre mes vertèbres, et je ne suis jamais complètement rassuré quand je pose mon sac quelque part.

=> J’ai acheté un autre sac. 🙂

Besoins métiers complexes : pourquoi miser sur le sur-mesure ou l'allégorie du sac photo 4

Ce sac je l’ai pris pour les même raisons que l’autre, il présente les mêmes qualités énoncées plus haut.

Sauf qu’il y a beaucoup de choses en plus :

  • un compartiment photo qui me permet de sécuriser 3 voire 4 appareils et leur objectifs respectifs;
  • une housse de protection en addition du revêtement tout temps;
  • des sangles et harnais qui me permettre d’y accrocher un pied et un spot led et pleins d’autres choses;
  • des poches à n’en plus finir pour y stocker cartes mémoires et pellicules
  • etc…

Ce sac a coûté 300 euros (bon c’est un cadeau d’anniversaire…). C’est très cher.

Mais c’est fini. Ce sac répond en tous points à mes besoins. Sauf usure, ou lassitude (et on sort ici clairement des critères objectifs), je n’aurais pas besoin de changer de sac photo. Je n’aurais pas non plus besoin d’ajouter des poches supplémentaires. Il est sur mesure.

Ce sac va me faire économiser l’équivalent de 3 sacs classiques et remplir sa fonction pour les 5 voire 10 prochaines années.

 

Vous m’avez probablement vue venir à des kilomètres, et tant mieux. On pourrait remplacer sac par application, poche photo par module, et bien sûr j’aborde évidemment la question des fonctionnalités avec tout ce que peuvent faire les deux sacs… 

C’est ici que repose la base de toute réflexion qui s’engage lorsque vous chercher une solution applicative.

Votre besoin.

Votre besoin, et dans quelle mesure vous comptez le satisfaire. À 50, 70, 80 ou 100 % libre à vous de choisir. Évidemment, je ne chronomètre pas mon temps libre au point de faire le calcul de ce que j’ai gagné avec ce nouveau sac.

Mais dans votre entreprise, vous oui. Et si ce n’est pas le cas, vous devriez.

Revenons à ce prospect qui dépense 100 000 euros par an, en licence, pour une solution qui ne le satisfait pas, car pas 100 % adaptée.

Imaginons, que ce même prospect décide de confier un budget de 300 000 euros, à une agence.

En trois ans, il aurait à disposition une application complète, répondant à 100 % de son besoin, fonctionnelle depuis l’année 1, ayant été maintenue, ayant évoluée, et surtout avec un nombre illimité d’utilisateurs. Il pourrait même réfléchir à la vendre lui-même.

Il n’aurait pas perdu ces dizaines, voire centaines d’heures de travail de ses employés à s’adapter, à essayer de contourner un système rigide,  non évolutif, et pour un coût identique, mais sans aucune maîtrise sur son outil.

Alors au final, sur mesure ou sur étagère ?

La solution idéale est celle que vous choisirez en connaissance de cause. J’ai choisi d’acheter un nouveau sac, plus cher, car je savais que l’ancien ne remplissait plus sa fonction selon mes nouveaux critères d’exigence.

C’est la mesure de l’investissement au regard du bénéfice acquis qui m’a aidé dans mon processus de décision.

Et c’est bien ici tout ce qui devrait motiver vos décisions dans ce sens. Attention cependant à appuyer sa réflexion sur les bons KPIs. La trésorerie comme KPI prend souvent le dessus et a tendance à occulter le reste. Mais les économies ou la recherche de rentabilité peuvent trouver leur sources dans bien d’autres domaines de votre entreprise:

  • le gain sur l’économie de temps de travail de vos salariés;
  • le coût d’abonnement d’une solution SAAS;
  • la récurrence d’utilisation de la solution;
  • le nombre d’utilisateurs;
  • l’adhésion des utilisateurs à la solution;
  • l’ajout de fonctionnalité.

Mis bout à bout, tous ces indicateurs de performance révèleront les gains apportés souvent bien supérieurs à la simple mesure de trésorerie.

La solution sur étagère, répondra à vos premiers besoins, elle vous permettra de vous mettre le pied à l’étrier de l’amélioration de vos workflows. 

Mais vous y prendrez goût et dans votre quête sans fin d’une meilleure rentabilité, il est fort à parier qu’opter pour une solution sur mesure sera l’étape d’après pour répondre au plus près de vos objectifs et de vos besoins.

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Benjamin

Benjamin

Directeur commercial chez TKT